多くの地方公共団体が「不適切な事務」をトップマネジメントの課題と位置付けています。関係者に不利益が生じるのはもちろん、個人情報や人権を守ることの重要性が年々高まっていることが背景にあると思います。

 

現場経験から、「不適切な事務」へのトップマネジメントの対応として次の5つが大切と考えています。①トップ入りの検証会議にはミスを犯した本人を同席させる、②(ミスに関わる申請書、帳票など)現物を直接見る、または、(ミスに関わる作業の)現場を直接見る、③再発防止策としてトリプル・チェックを認めない、④「することになっている」(マニュアル)と「している」(現場)との違いを指摘し、具体的に「どのように」チェックしているか(指差確認、声に出す、レ点)まで確認する、そして、⑤ミスそのものと同時に、ミスに至る背景、環境、姿勢、心に根本的原因を見出す。

 

特に⑤について、組織スタッフに共通理解を持ってもらうべく、コンプライアンス強化朝礼の際、繰り返して述べた内容を書き留めておきます、「伝える」「伝わる」の反省も込めて()

 

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(前略)

 

不適切事務の多い、少ないに関わらず、朝礼も含め、職員各位とのコミュニケーションを充実させていきたいと考えています。このため、副区長とも手分けをして、このような場の回数を増やしていきます。

 

そう考えたきっかけに最近の不適切事務の連発があることは否めません。

 

重要管理ポイントの徹底など、防止の仕組みについては副区長、課長から具体的に指示があろうと思います。私からは、仕組みを動かすみなさんおひとりおひとりの「心」のことに言及します。

 

仕組みをどれだけ綿密につくっても、上の空でその仕組みにあたってはミスが発生します。また、誰もが「やろう」と思って、「上の空でもいい」と思って不適切事務を犯してしまっているわけではないはずです。「よそ見しながら自動車運転してもいい」、「飲酒運転をしてもいい」と日頃から考えている人などいないのと同じです。

 

「ちょっとだけだから大丈夫だろう」、「(ダブルチェックの仕組みになっていても、)自分ひとりがしっかりチェックしていればOKなはず」など、どこかでタガが外れているんでしょう。軽い気持ちだからこそ、その撲滅がなかなか難しいのです。

 

ミスそのものは起こり得るものです。しかし、ヒヤリ、ハットがある度に、タガが外れてしまうみなさんそれぞれの軽い気持ちを突き詰めて、突き詰めて見つめ直して欲しいと思います。寝不足である、体調が悪い、職場のコミュニケーションがイマイチ、あるいは、自分のお仕事への向き合いかたと関連しているはずです。

 

厳しい目が注がれていますが、私達公務員は、社会におけるあらゆる事務の最後の砦です。私達の後ろには住民を救う何もありません。とても、難しく、誇り高いお仕事をさせていただいています。是非、そういう思いでみなさんそれぞれの日常のお仕事を見つめ直していただきますよう、お願いします。

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